Le séminaire d’entreprise peut prendre différentes formes et remplir des objectifs variés. Il est de plus en plus plébiscité tant par les entreprises que par les collaborateurs. Pour qu’un séminaire soit réussi, il faut une organisation sans faille. Découvrez-en plus sur l’organisation de ce genre d’événement d’entreprise.
Définir les objectifs du séminaire et les besoins de l’entreprise
Si vous souhaitez organiser un séminaire dans votre entreprise, il faut en premier lieu définir les besoins et les objectifs. Cela permettra de choisir le bon format pour le séminaire et ainsi fédérer un maximum. Si l’objectif premier de votre séminaire est de travailler par groupe sur des sujets précis, alors il vous faudra un format qui se prête à l’univers studieux que vous souhaitez instaurer, sur une journée par exemple. Le but du séminaire est plutôt le team building ? Vous allez opter pour un format plus ludique, peut-être sur 2 jours en fonction du nombre de collaborateurs et du budget.
Le budget du séminaire
L’enveloppe allouée au séminaire est un des premiers sujets à valider également puisque cela déterminera beaucoup de choses et notamment ce qu’il est possible de faire ou non. Le budget doit être établi en tenant compte du nombre de collaborateurs et du format souhaité. Un séminaire dans le Luberon sur 2 ou 3 jours ne coûtera pas la même chose qu’un séminaire de travail sur une journée dans un lieu proche de l’entreprise. Par ailleurs, si des frais de transport sont à prévoir il ne faut pas les omettre dans le budget.
Choisir un lieu pour le séminaire
Avant de choisir un lieu, il faut que le budget soit défini, ainsi que les objectifs du séminaire. Pour un séminaire de travail, il faudra que le lieu choisi possède les équipements dont vous avez besoin, par exemple : vidéoprojecteur, tableaux, accès wifi, etc… Si vous choisissez d’organiser un séminaire incentive ou team building, et que vous prévoyez des activités en extérieur, il vous faudra un lieu qui soit proche d’un parc ou d’un complexe sportif par exemple. Pour l’organisation d’une assemblée plénière et d’une soirée, vous pourrez choisir un lieu plus prestigieux. Si le séminaire doit se dérouler sur plusieurs jours, il faudra songer au logement. Un hôtel 4 étoiles dans le Luberon rentre-t-il dans votre budget ? Un logement insolite correspond-il aux objectifs de votre séminaire ? Les prestations annexes allant avec le lieu du séminaire sont aussi à prendre en compte. Un restaurant est-il disponible à proximité ? Du personnel pourra-t-il être affecté à votre événement ? Ces questions doivent faire l’objet d’une recherche pour cadrer au mieux l’événement et ne pas dépasser le budget alloué.
Et après ?
L’après séminaire n’est pas à négliger. N’hésitez pas à demander l’avis des collaborateurs, leur demander ce qu’ils ont préféré, ce qui leur a moins plu et pourquoi. Cela vous permettra d’être au plus près de leurs attentes la prochaine fois. Pour prolonger les festivités, partagez les photos si un photographe était présent, faites suite aux annonces qui ont pu être faites, etc… Il faut laisser une bonne impression même lorsque l’événement est terminé.
